Auditul intern ISO reprezintă un proces sistematic, independent și documentat de evaluare a sistemului de management al unei organizații pentru a determina dacă acesta este conform cu cerințele standardului internațional aplicabil și cu propriile proceduri interne.
Acesta este un instrument fundamental pentru verificarea eficacității proceselor, identificarea neconformităților, îmbunătățirea continuă și, implicit, menținerea sau obținerea certificării ISO.
Un audit intern nu trebuie confundat cu auditul extern realizat de organismele de certificare. Deși ambele au obiective similare — asigurarea conformității și performanței sistemului de management —, auditul intern este realizat din interiorul organizației sau de către terți desemnați, într-un mod obiectiv, pentru a pregăti organizația în vederea auditului extern și pentru a preveni eventualele nereguli.
Istoria și evoluția conceptului de audit intern ISO
Conceptul de audit intern ISO, împreună cu ideea de standardizare a proceselor, a luat amploare începând cu anii 1980, odată cu dezvoltarea primelor standarde ISO pentru sistemele de management al calității. Nevoia de trasabilitate, de transparență a proceselor și de responsabilizare a conducerii organizațiilor a determinat introducerea cerinței de audit intern ca element esențial al conformității.
Standardul ISO 9001:2015 a consacrat auditul intern ca parte integrantă a sistemului de management al calității, subliniind că organizațiile trebuie să planifice, să desfășoare și să documenteze auditurile interne pentru a asigura respectarea cerințelor.
Scopul auditului intern ISO
Auditul intern are ca scop principal evaluarea gradului în care sistemul de management implementat respectă cerințele standardului ales, reglementările legale aplicabile și politicile interne.
Acest proces oferă în egală măsură un instrument valoros de îmbunătățire continuă: identificând oportunități de optimizare, eliminând riscurile potențiale și prevenind apariția neconformităților majore care ar putea compromite certificarea.
De asemenea, auditul intern creează o cultură organizațională bazată pe responsabilitate, transparență și orientare spre calitate, aspecte ce în timp devin avantaje competitive esențiale.
Cum se desfășoară un audit intern ISO?
Auditul intern urmează o serie de etape bine definite, care asigură coerența și obiectivitatea procesului:
Planificarea auditului
Primul pas în realizarea unui audit intern este planificarea acestuia. Această etapă presupune stabilirea obiectivelor auditului, a domeniului de aplicare, a criteriilor și a metodelor de audit. De asemenea, se elaborează un program anual al auditurilor, în care sunt prioritizate domeniile cu risc mai mare sau cu modificări recente ale proceselor.
Pregătirea echipei de audit
Auditorii trebuie să fie persoane competente, instruite în cerințele standardului ISO aplicabil și în tehnicile de audit. Obiectivitatea este esențială: auditorii nu trebuie să auditeze propriile procese pentru a evita conflictele de interese.
Realizarea auditului
Auditul efectiv presupune colectarea de informații obiective prin observare, interviuri, analiza documentelor și a registrelor. Auditorii verifică dacă procedurile sunt respectate și dacă rezultatele corespund celor planificate. Se identifică neconformități, observații sau oportunități de îmbunătățire.
Raportarea rezultatelor
Toate constatările auditului sunt documentate într-un raport formal, care este transmis conducerii. Raportul trebuie să includă descrierea neconformităților, observațiilor și recomandările auditorilor pentru acțiuni corective.
Acțiunile corective și urmărirea acestora
După audit, organizația trebuie să stabilească acțiuni corective pentru fiecare neconformitate identificată. Eficacitatea acestor acțiuni este ulterior verificată în cadrul auditurilor de supraveghere sau la audituri ulterioare dedicate.
Cine poate realiza un audit intern ISO?
Auditul intern poate fi realizat de personal propriu instruit sau de consultanți externi specializați în audituri de sistem de management. Alegerea depinde de resursele disponibile, de complexitatea organizației și de obiectivitatea necesară.
Pentru organizațiile mici, desemnarea unor angajați instruiți poate fi suficientă. În schimb, în organizațiile mari sau în industrii reglementate strict, apelarea la auditori externi poate aduce un plus de imparțialitate și experiență.
Ce standarde necesită audit intern?
Deși cel mai cunoscut este auditul intern pentru sistemele de management al calității (ISO 9001), există multe alte standarde ISO care solicită desfășurarea de audituri interne:
- ISO 14001 pentru managementul de mediu
- ISO 45001 pentru managementul sănătății și securității ocupaționale
- ISO 27001 pentru managementul securității informațiilor
- ISO 22000 pentru managementul siguranței alimentare
Fiecare dintre acestea are specificul său, dar principiile generale ale auditului intern rămân aceleași.
Importanța auditului intern ISO pentru organizații
Auditul intern aduce beneficii majore organizațiilor care reglementează riguros acest proces. Pe termen scurt, el permite identificarea rapidă a abaterilor și reducerea riscului de sancțiuni și pierderi. Pe termen lung, auditul intern contribuie la creșterea performanței generale, încrederii clienților, înnoirii proceselor și dezvoltării durabile.
Prin audituri regulate, organizațiile se asigură că nu doar mențin certificarea ISO, ci și că împărtășesc o cultură a calității și a responsabilității în fața angajaților, partenerilor și beneficiarilor.
Exemple practice din desfășurarea unui audit intern ISO
Un exemplu clasic de audit intern poate fi cel desfășurat într-o companie de producție industrială.
Să presupunem că auditorii interni evaluează procesul de aprovizionare cu materii prime. Ei vor analiza dacă procedurile de selecție a furnizorilor sunt respectate, dacă există evaluări periodice ale performanței acestora și dacă documentele aferente sunt completate corect.
Se poate identifica o neconformitate, de exemplu, dacă există furnizori care nu au fost evaluați în ultimele 12 luni, contrar procedurii interne. Această neconformitate va fi notată în raportul de audit, însoțită de o recomandare privind îmbunătățirea procesului de monitorizare a furnizorilor.
Auditul intern ISO este mult mai mult decât o formalitate birocratică. El reprezintă coloana vertebrală a unui sistem de management eficient, un instrument de control și dezvoltare, o modalitate prin care organizațiile demonstrează angajamentul lor față de excelență, conformitate și îmbunătățire continuă.
Prin implementarea corectă și consistentă a auditurilor interne, organizațiile nu doar că rămân conforme cu cerințele standardelor ISO, ci devin mai reziliente, mai inovatoare și mai competitive într-o economie globalizată din ce în ce mai exigentă.
